lunes, 12 de junio de 2017

Los retos técnicos y adaptativos en la planificación

La planificación es sin duda un paso clave en la organización del tiempo. Para desarrollarla y llevarla a cabo, partimos de los objetivos que nos establecemos, así como las tareas que de estos se derivan.
En muchas ocasiones, la planificación en términos de tareas, objetivos y solución de problemas, se posterga o se salta, debido a la creencia errónea de que su análisis redunda en una “pérdida de tiempo”. Aunque la aparición de dificultades y tareas nuevas es continua, la planificación y el análisis constituyen un marco de fundamental importancia para la gestión eficaz del tiempo, así como la resolución de problemas.
Con la intención de delinear una planificación certera, es necesario, como primer paso, establecer los objetivos y los retos a los que hemos de dar respuesta y dirigir nuestras acciones. Para ello, nos resulta de gran utilidad clasificar estos retos que van surgiendo, de cara a determinar los objetivos que tienen mayor relevancia para nuestro proyecto profesional. Esto nos permite ser sensibles a la hora de planificar el tiempo que dedicamos a cada tarea y circunstancia.
En la teoría del liderazgo adaptativo se trabaja con dos tipos de retos:
Retos técnicos: Son aquellos problemas fáciles de definir y, generalmente, para abordarlos contamos con una solución clara y establecida. Eso no implica que sean sencillos, pero se pueden resolver dentro del marco de nuestra experiencia anterior, simplemente usando conocimientos, metodologías y herramientas que ya existen. La resolución de un problema técnico no exige cambios en las personas. Lo único que necesitamos modificar es el proceso.
Retos adaptativos: Los desafíos adaptativos, por su parte, son poco claros y difíciles de identificar. Están muy vinculados a los hábitos y costumbres, por lo que pasan inadvertidos. Los hemos interiorizado de tal manera que no somos capaces de verlos. En los desafíos adaptativos las personas involucradas somos parte del problema y, al mismo tiempo, somos parte de la solución. Hay facciones, diferencias de opinión.
En muchas ocasiones, se tiende a evitar el conflicto con la intención de no “perder tiempo” en ello… Sin embargo, tanto el conflicto como la reflexión, son necesarios para la innovación. Antes de “lanzarnos” a la solución-acción, hay que reflexionar sobre cuál es el problema y qué tipo de soluciones exige, dado que, si un problema adaptativo se trata como un problema técnico, solo para economizar en cuanto a tiempo, puede que éste se agrave.
Por ejemplo, se ha trabajado con frecuencia el problema de los conductores en estado de embriaguez como un problema técnico (aumentando las penas y consecuencias legales y económicas, aumentando el control en carreteras…), sin embargo, el problema adaptativo de fondo, quedaba intacto: aumentar la conciencia social en cuanto al consumo de bebidas alcohólicas en el momento de coger el coche, así como la desnaturalización del tema en diversos contextos.
Los retos técnicos suelen planificarse y llevarse a cabo con mayor facilidad, mientras que los adaptativos, al representar una tarea de mayor envergadura, se tienden a postergar o incluso a omitir en nuestra planificación y curso de acción, lo que puede desembocar en el agravamiento del problema a enfrentar. Es importante hacer la distinción de este tipo de retos para dar cabida a soluciones necesarias y que permitan la evolución de nuestro negocio.

Veamos algunas diferencias entre los retos adaptativos y técnicos en el contexto de la planificación:


Hace algunos meses, revisamos lo referente a los retos técnicos y adaptativos en uno de nuestros talleres de “Gestión del Tiempo”. En dicha ocasión, nos apoyamos en el siguiente ejemplo para ilustrar la gestión de ambos tipos de retos con respecto a la planificación:

“Empiezo a vender mi producto y tiene una excelente acogida en el mercado… Transcurridos un par de meses, muchas unidades comienzan a mostrarse defectuosas, por lo tanto, recibo gran cantidad de reclamaciones y devoluciones.”

¿Se trata de un reto técnico o de un reto adaptativo? Dar respuesta a esta pregunta, nos permite:
  • Reflexionar acerca de nuestra meta u objetivo primordial,
  • Establecer objetivos claros para tomar acciones correctivas,
  • Organizar nuestra planificación de forma precisa, reflexiva y comprehensiva para atender al problema que se nos presenta.

De esta forma, para detectar qué tipo de reto estamos enfrentando, lo primero que hemos de hacer es reflexionar acerca de cuál es el objetivo que pretendemos conseguir en el momento de afrontar el problema que se nos presenta. Este objetivo dependerá, evidentemente, del contexto y características de nuestro trabajo y empresa.

El objetivo frente al problema que nos sirve de ejemplo sería, principalmente, que nuestro producto se siga vendiendo.

Ahora bien, si consideramos este problema como un reto técnico, lo más probable es que nuestros próximos pasos y nuestra planificación se enfoquen en subsanar el conflicto a nivel de recursos. En este sentido, la planificación incluiría temas como:


Sin embargo, si cambiamos nuestro enfoque ampliándolo e intentando hacerlo más comprehensivo, pronto veremos que lo más importante para cumplir con nuestro objetivo (recordemos que se trata de seguir vendiendo nuestro producto), ha de ir más allá de las soluciones técnicas y que se trata en realidad de solucionar un reto adaptativo:


Si pasamos por alto que el problema nos presenta en realidad un reto adaptativo, pronto nos encontraremos utilizando nuestro tiempo únicamente en solventar los problemas que se derivan directamente de la situación, sin que atendamos o planifiquemos una estrategia más profunda que tendría que ver con recuperar la confianza de nuestros clientes. Si lo segundo se ignora, es fácil que entremos en una situación de bucle en donde no entendemos qué ocurre para que el producto no se siga vendiendo si hemos considerado y seguido todos “los pasos correctos” en nuestra planificación.
Con este ejemplo vemos, además, que los retos técnicos suelen entenderse como urgentes, por lo que se planifican las acciones rápidamente. Sin embargo, los retos adaptativos implican tareas de mayor envergadura, por lo que son más difíciles de definir y, por tanto, más propensos a quedarse fuera de nuestra consideración y de nuestra planificación.

Actualmente muchas empresas luchan por ampliar el foco en el momento de gestionar los conflictos que surgen, así como mantener un enfoque innovador y creativo en las soluciones y estrategias que emprenden. Este enfoque innovador intenta hacer espacio a soluciones adaptativas como marca de competitividad y adaptabilidad. Poder pensar en la profundidad y calado de cada tarea, distinguiendo si se trata de retos meramente técnicos o si requieren por su parte un enfoque adaptativo, nos permite tener una planificación más ajustada a nuestras metas. Esto, además, permite que la planificación sea lo suficientemente flexible como para incorporar los cambios. Cuando asumimos un reto adaptativo y desglosamos las tareas que el mismo implica, maximizamos nuestros recursos, evitando que los problemas tiendan a reaparecer ocupando un lugar fijo en nuestra agenda y quitándonos tiempo.