La
planificación es sin duda un paso clave en la organización del tiempo. Para
desarrollarla y llevarla a cabo, partimos de los objetivos que nos
establecemos, así como las tareas que de estos se derivan.
En muchas
ocasiones, la planificación en términos de tareas, objetivos y solución de
problemas, se posterga o se salta, debido a la creencia errónea de que su
análisis redunda en una “pérdida de tiempo”. Aunque la aparición de
dificultades y tareas nuevas es continua, la planificación y el análisis
constituyen un marco de fundamental importancia para la gestión eficaz del tiempo,
así como la resolución de problemas.
Con la
intención de delinear una planificación certera, es necesario, como primer
paso, establecer los objetivos y los retos a los que hemos de dar respuesta y
dirigir nuestras acciones. Para ello, nos resulta de gran utilidad clasificar
estos retos que van surgiendo, de cara a determinar los objetivos que tienen
mayor relevancia para nuestro proyecto profesional. Esto nos permite ser
sensibles a la hora de planificar el tiempo que dedicamos a cada tarea y
circunstancia.
En la teoría
del liderazgo adaptativo se trabaja
con dos tipos de retos:
Retos técnicos: Son
aquellos problemas fáciles de definir y, generalmente, para abordarlos contamos
con una solución clara y establecida. Eso no implica que sean sencillos, pero
se pueden resolver dentro del marco de nuestra experiencia anterior,
simplemente usando conocimientos, metodologías y herramientas que ya
existen. La resolución de un problema técnico no exige cambios en las personas. Lo
único que necesitamos modificar es el proceso.
Retos adaptativos: Los
desafíos adaptativos, por su parte, son poco claros y difíciles de identificar.
Están muy vinculados a los hábitos y costumbres, por lo que pasan inadvertidos.
Los hemos interiorizado de tal manera que no somos capaces de verlos. En
los desafíos adaptativos las personas involucradas somos parte del problema y,
al mismo tiempo, somos parte de la solución. Hay facciones, diferencias de
opinión.
En muchas ocasiones, se tiende a evitar el conflicto con la intención de
no “perder tiempo” en ello… Sin embargo, tanto el conflicto como la reflexión,
son necesarios para la innovación. Antes de “lanzarnos” a la solución-acción,
hay que reflexionar sobre cuál es el problema y qué tipo de soluciones exige,
dado que, si un problema adaptativo se trata como un problema técnico, solo
para economizar en cuanto a tiempo, puede que éste se agrave.
Por ejemplo, se ha trabajado con frecuencia el problema de los
conductores en estado de embriaguez como un problema técnico (aumentando las
penas y consecuencias legales y económicas, aumentando el control en
carreteras…), sin embargo, el problema adaptativo de fondo, quedaba intacto:
aumentar la conciencia social en cuanto al consumo de bebidas alcohólicas en el
momento de coger el coche, así como la desnaturalización del tema en diversos
contextos.
Los retos técnicos suelen planificarse y llevarse a cabo con mayor
facilidad, mientras que los adaptativos, al representar una tarea de mayor
envergadura, se tienden a postergar o incluso a omitir en nuestra planificación
y curso de acción, lo que puede desembocar en el agravamiento del problema a
enfrentar. Es importante hacer la distinción de este tipo de retos para dar
cabida a soluciones necesarias y que permitan la evolución de nuestro negocio.
Veamos algunas diferencias entre los
retos adaptativos y técnicos en el contexto de la planificación:
Hace algunos meses, revisamos lo
referente a los retos técnicos y adaptativos en uno de nuestros talleres de
“Gestión del Tiempo”. En dicha ocasión, nos apoyamos en el siguiente ejemplo
para ilustrar la gestión de ambos tipos de retos con respecto a la
planificación:
“Empiezo a vender mi producto y tiene
una excelente acogida en el mercado… Transcurridos un par de meses, muchas unidades
comienzan a mostrarse defectuosas, por lo tanto, recibo gran cantidad de
reclamaciones y devoluciones.”
¿Se trata de un reto técnico o de un reto adaptativo? Dar respuesta a esta
pregunta, nos permite:
- Reflexionar acerca de nuestra meta u objetivo primordial,
- Establecer objetivos claros para tomar acciones correctivas,
- Organizar nuestra planificación de forma precisa, reflexiva y comprehensiva para atender al problema que se nos presenta.
De esta forma, para detectar qué tipo
de reto estamos enfrentando, lo primero que hemos de hacer es reflexionar
acerca de cuál es el objetivo que pretendemos conseguir en el momento de
afrontar el problema que se nos presenta. Este objetivo dependerá,
evidentemente, del contexto y características de nuestro trabajo y empresa.
El objetivo frente al problema que nos
sirve de ejemplo sería, principalmente, que
nuestro producto se siga vendiendo.
Ahora bien, si consideramos este
problema como un reto técnico, lo más probable es que nuestros próximos pasos y
nuestra planificación se enfoquen en subsanar el conflicto a nivel de recursos.
En este sentido, la planificación incluiría temas como:
Sin embargo,
si cambiamos nuestro enfoque ampliándolo e intentando hacerlo más
comprehensivo, pronto veremos que lo más importante para cumplir con nuestro
objetivo (recordemos que se trata de seguir vendiendo nuestro producto), ha de
ir más allá de las soluciones técnicas y que se trata en realidad de solucionar
un reto adaptativo:
Si pasamos
por alto que el problema nos presenta en realidad un reto adaptativo, pronto
nos encontraremos utilizando nuestro tiempo únicamente en solventar los
problemas que se derivan directamente de la situación, sin que atendamos o
planifiquemos una estrategia más profunda que tendría que ver con recuperar la
confianza de nuestros clientes. Si lo segundo se ignora, es fácil que entremos
en una situación de bucle en donde no entendemos qué ocurre para que el
producto no se siga vendiendo si hemos considerado y seguido todos “los pasos
correctos” en nuestra planificación.
Con este
ejemplo vemos, además, que los retos técnicos suelen entenderse como urgentes,
por lo que se planifican las acciones rápidamente. Sin embargo, los retos
adaptativos implican tareas de mayor envergadura, por lo que son más difíciles
de definir y, por tanto, más propensos a quedarse fuera de nuestra
consideración y de nuestra planificación.
Actualmente
muchas empresas luchan por ampliar el foco en el momento de gestionar los
conflictos que surgen, así como mantener un enfoque innovador y creativo en las
soluciones y estrategias que emprenden. Este enfoque innovador intenta hacer
espacio a soluciones adaptativas como marca de competitividad y adaptabilidad.
Poder pensar en la profundidad y calado de cada tarea, distinguiendo si se
trata de retos meramente técnicos o si requieren por su parte un enfoque
adaptativo, nos permite tener una planificación más ajustada a nuestras metas.
Esto, además, permite que la planificación sea lo suficientemente flexible como
para incorporar los cambios. Cuando asumimos un reto adaptativo y desglosamos
las tareas que el mismo implica, maximizamos nuestros recursos, evitando que los
problemas tiendan a reaparecer ocupando un lugar fijo en nuestra agenda y
quitándonos tiempo.
